Referat af bestyrelsesmøde, torsdag d. 8. august 2019
Til stede: Anker, Jørgen, Annette, Marek og Josefine samt Michael (på telefon).
Afbud: Bo
Dagsorden:
1. Ny kontingentsystem/PBS-betaling
– betalingsservice kan først undersøges om muligt, når et nyt betalingssystem er på plads.
2. Økonomisk overblik
– Bestyrelsen vil arbejde på at få nedbragt omkostningerne.
– Bestyrelsen har udarbejdet et budget for næste år. Vi har ca. 280 medlemmer, hvilket giver en indkomst på kr. 112.000:
| Budget | Beløb |
| Vintertilsyn | 25.200 |
| Skt. Hans | 7.000 |
| Gaver | 1.000 |
| IT og hjemmeside | 16.000 |
| Porto + gebyrer | 4.000 |
| Revisor | 15.000 |
| Forsikring | 3.600 |
| GF | 7.000 |
| Møder | 5.000 |
| Ren Ø | 5.000 |
| Skovlegeplads | 5.000 |
| Bankgebyrer | 2.500 |
| Badestier 5 stk. | 6.000 |
| I alt | 102.300 |
– Manglende kontingentbetaling for 2018/2019 – Annette kontakter telefonisk de ca. 38 medlemmer, der endnu ikke har betalt.
– Manglende kontingent for 2017/2018 – Josefine har modtaget en liste fra revisoren. Josefine vil sende rykkerskrivelse ud til de manglende betalere snarest.
– Bestyrelsen vil i det kommende år arbejde på at få flere medlemmer, ved at skrive til ikke-medlemmerne. Josefine laver en skrivelse desangående til omdeling.
– Der var enighed om, at hvert medlemskab dækken én ejendom. Har man flere ejendomme, skal der tegnes medlemskab pr ejendom.
– Kassernes arbejde skal opdeles: Josefine taster ind og en anden regnskabskyndig skal kontrollere og evt. være behjælpelig (hvem vides endnu ikke). På den led kan vi spare et betragteligt beløb på revisionsposten
3. Aftale vedr. veje.
– Der skal udarbejdes ny aftale med Ønaf, da den gamle er udløbet – Annette og Jørgen tager sig af det.
4. Fastsættelse af støtte til Aktivitetscenteret i det gamle supermarked.
– Støtte aktivitetscenteret v/Kurt fra Nyform: Der er desværre ikke økonomi til at støtte projektet med det fra Kurt ønskede beløb. Bestyrelsen har bevilget kr. 10.000, – til støtte af projektet for indeværende år, og vil se med positive øjne på støtte til næste år. De næste års støtte vil bl.a. være afhængig af vores indkomst. Der er stor opbakning i bestyrelsen til støtte af aktivitetscentret.
5. Status hjemmeside og telefonbog
– Telefonlisten – kan ind til videre ikke være offentlig tilgængelig, grundet GPDR. Derfor har bestyrelsen vedtaget at lukke for medlemmernes adgang til andre end egne oplysninger i telefonbogen. Det er dog vigtigt, at de enkelte medlemmer opdaterer deres oplysninger mht. vinteradresse, telefonnummer og mailadresse. Bestyrelsen undersøger loven bag og fremtidige muligheder vedr. eventuel telefonliste.
– Marek og Michael går snarest i gang med at udarbejde ny hjemmeside.
6. Revisor
– Vi skal lave en aftale mht. revisor. På dette års generalforsamling blev Sædding Revision valgt som revisor. Bestyrelsen vil dog tilstræbe selv i fremtiden at lave regnskabet, hvilket skulle give en betragtelig besparelse.
– Da Sædding Revision er meget dyr, vil bestyrelsen arbejde på at finde en anden billigere løsning til næste år.
7. evt.
A. Medlemsmaster ligger i originalkopi hos Josefine, der er den eneste, som må foretage rettelser. Der skal udarbejdes medlemsliste uden Antenneforeningens medlemmer for at kunne få et egentligt overblik.
B. Vintertilsyn:
Steen har ønsket hjælp, og Hans Henning (netop udgået af bestyrelsen) har meldt sig til at dele opgaven med Steen. Pris for næste sæson: kr. 12.000, – + abonnement Fanø Ugeavis pr mand. Vedtaget. Tilsyn med de enkelte ejendomme udføres som følger: efter efterårsferien, efter jul og nytårsferien, efter vinterferien samt efter en evt. storm
Anette laver kontrakt med vintertilsyn.
Vintertilsynet udgør ca. 25% af kontingentbetalingen.
C. Foreningens CVR.nr. er pt. hos revisoren, det skal overflyttes til Annette. Vi har allerede anmodet om dette og afventer.
D. Fremtidigt arbejde for bestyrelsen:
– Fartgrænser i Sommerhusområdet – vil gerne kunne blive sat ned. Der bliver kørt alt for stærkt på fx Dalen. Annette kontakter Kommunen.
– Naturgenopretning af de vådområder, der er ved at vokse til.
E. Bestyrelsen arbejder på en mere tydelig kommunikationsform med medlemmerne og internt.
Fremtidige bestyrelsesmøder: Påske-, efterårs- og sommerferie. Hertil evt. vinterferie ved behov.
Næste bestyrelsesmøde: er i efterårsferien mandag d. 14. oktober kl. 14. Hos Anker, Nonboevej. Dagsorden følger v/Annette.
Referent
Josefine Bican, Tophuset
